精算もラクラク！Google Driveのフォームとスプレッドシートを使って自動精算システムを作ろう！

Google Driveのフォーム機能

Goodle Driveにはフォームという機能がある。アンケートなどを集計するためのもので、チェックボックスやラジオボタンなど豊富にアンケート機能が用意されている。

これ、実は精算にとても役立つ。

精算と言っても、誰が会費払っていない、とかじゃなくて、例えば結婚式の二次会の準備で誰が何をいくら立替えた、誰にいくら払えばいいのか、みたいな時に非常に便利だ。

やってみよう

まずはGoogle Driveからフォームを作ろう。

題名:精算システム
テーマ:バースデーバルーン

とした。

フォームには様々なアンケート機能がある。

「質問の形式」を変更すれば、チェックボックスやラジオボタンなど機能を変更できる。

精算システムを作ろう

精算システムなので、

• 誰が
• 何に
• いくら払ったか

がわかれば良い。

誰が

これはメンバーが決まっているのでラジオボタンにしよう。

何に

事前に購入するもの決まっているかも知れないが、イレギュラーなことが発生するかもしれない。テキスト入力できるようにしておこう。

いくら払ったか

金額を入力する。数字が入力できるようにすべきだ。でも、完全にフリーフォーマットにして、全角数字と半角数字が混ざり、集計しにくくなっては面倒だ。 入力できるのは数字だけにしよう。

なんと数字だけの入力に制限する機能もあるのだ。 経理がおりてお金が入ってくるパターンなども考慮して、負の数字は許可しよう。でも小数はありえない。それってつまり整数じゃん。

こうして作ったフォームはこのようになった。

私が用意した名前以外では投稿できないし、変な数字を入力することもできない。

スマホからもきれいに見られるし、便利でしょう？

自動集計機能をつけよう

まだまだだよ～。 自動精算できるようにするよ～。

メニューの「回答を表示」を選ぶと、みんなの投稿した結果がスプレッドシートにまとめられている。

普通のスプレッドシートなので、関数も使えるし、別のシートも増やすことができる。

別のシートを作ってみた。

集計ページだ。
(スマホだと回答ページに飛んじゃうみたいです。すいません。手動で「集計」シートへジャンプしてください。)

このシートでは、現在誰がいくら立て替えているか、その人はいくら受け取るべきかを計算している。

例

例えば、田中さんが200円、鈴木さんが300円、高橋さんが100円立て替えていたとする。合計で600円かかっているから、一人あたりは200円ということになる。

• 田中さんは既に200円払っているのでそのまま
• 鈴木さんは300円払っているので100円が返ってくる
• 高橋さんは100円しか払っていないので100円払う

これを自動計算する。

実現方法(実際に作りたい人向け)

具体的な関数は集計ページのセルを参考にして欲しい。 氏名はベタ打ち、合計はSUMIF関数、精算はROUND関数とSUM関数を使用している。 人数は自動取得ではなく、3人をベタ打ちしている。

是非実際にお試しを！

投稿フォームで投稿すれば集計シートに自動で計算される。
(スマホだと回答ページに飛んじゃうみたいです。すいません。手動で「集計」シートへジャンプしてください。)

フォームは自由に投稿できるので興味ある方はお試しを！